W obrocie B2B i B2C wiele należności ma charakter niesporny, a mimo to kontrahent nie reguluje ich zgodnie z umową. Nie musi to jednak oznaczać wyboru pomiędzy utratą pieniędzy a prowadzeniem długotrwałego i kosztownego postępowania sądowego. Przedsiębiorcy mogą korzystać z rozwiązań, które pozwalają dochodzić należności szybko i przy ograniczonych kosztach. Jednym z nich jest elektroniczne postępowanie upominawcze – tryb umożliwiający zdalne uzyskanie nakazu zapłaty w e-sądzie.
W działalności gospodarczej spory z kontrahentami są zjawiskiem powszechnym. Najczęściej dotyczą braku zapłaty faktur. Gdy należności opiewają na stosunkowo niewielkie kwoty i jest ich dużo lub mają charakter powtarzalny, przedsiębiorcy stają przed praktycznym dylematem, czy dochodzenie roszczeń jest ekonomicznie uzasadnione.
Z jednej strony pojawia się obawa przed kosztami postępowania i koniecznością angażowania czasu w prowadzenie wielu spraw sądowych. Z drugiej – pozostawienie nieuregulowanych należności wpływa na płynność finansową i dyscyplinę płatniczą kontrahentów.
Elektroniczne postępowanie upominawcze zostało wprowadzone właśnie z myślą o takich sytuacjach. Umożliwia dochodzenie roszczeń w pełni zdalnie, przy niższych kosztach i w krótszym czasie niż w standardowym postępowaniu procesowym.
Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) umożliwia szybkie uzyskanie nakazu zapłaty w sprawach o zapłatę. Sprawa rozpoznawana jest przez e-sąd bez wyznaczania rozprawy, na podstawie pozwu złożonego online. W praktyce oznacza to krótszy czas oczekiwania na wydanie orzeczenia niż w standardowym postępowaniu procesowym. W wielu przypadkach nakaz zapłaty może zostać wydany nawet w ciągu miesiąca od wniesienia pozwu.
Dla przedsiębiorców istotne znaczenie mają również niższe koszty. Opłata sądowa od pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym wynosi jedną czwartą opłaty należnej w postępowaniu zwykłym. Przy większej liczbie spraw różnica ta nabiera na znaczeniu.
Przedsiębiorca dochodzi zapłaty należności wynikającej z niezapłaconej faktury na kwotę 20 000 zł. Standardowa opłata sądowa od pozwu wynosiłaby 1 000 zł. W przypadku wniesienia pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym opłata ta wynosi jedną czwartą tej kwoty, tj. 250 zł.
Cała procedura prowadzona jest elektronicznie. Pozew składany jest online, a dalsze czynności odbywają się za pośrednictwem systemu informatycznego. Ogranicza to formalności i pozwala prowadzić sprawy bez konieczności osobistego udziału w czynnościach sądowych.
Elektroniczne postępowanie upominawcze prowadzone jest w całości zdalnie. Pozew składa się przez Internet, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego e-sądu. Nie ma konieczności składania dokumentów w formie papierowej ani osobistego stawiennictwa w sądzie.
Pozew sporządza się bezpośrednio w systemie. Wskazuje się strony postępowania, wysokość roszczenia oraz jego podstawę faktyczną. Na etapie wniesienia pozwu nie dołącza się dowodów w postaci faktur, umów czy korespondencji. Powód opisuje okoliczności uzasadniające żądanie zapłaty oraz wskazuje, z jakich dowodów one wynikają. Odpowiedzialność za prawdziwość tych twierdzeń spoczywa na powodzie.
Pozew musi zostać podpisany elektronicznie – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Dopiero po jego prawidłowym podpisaniu sprawa zostaje skutecznie wniesiona do sądu.
Jeżeli sąd uwzględni żądanie, wydaje nakaz zapłaty w formie elektronicznej. Nakaz doręczany jest pozwanemu w sposób tradycyjny, natomiast powód ma do niego dostęp w swoim koncie w systemie.
Elektroniczne postępowanie upominawcze może dotyczyć wyłącznie roszczeń pieniężnych, czyli żądania zapłaty określonej kwoty. W tym trybie nie jest dopuszczalne dochodzenie wydania rzeczy ani innych świadczeń niepieniężnych.
Warunkiem zastosowania elektronicznego postępowania upominawczego jest możliwość doręczenia nakazu zapłaty pozwanemu na terytorium Polski. Jeżeli doręczenie miałoby nastąpić poza granicami kraju, sprawa nie może zostać rozpoznana w e-sądzie.
W elektronicznym postępowaniu upominawczym mogą być dochodzone roszczenia, które stały się wymagalne w okresie trzech lat przed dniem wniesienia pozwu. Dochodzenie starszych należności w tym trybie nie jest dopuszczalne.
Wszystkie pisma w elektronicznym postępowaniu upominawczym składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego e-sądu. Postępowanie toczy się w formie elektronicznej, a składanie dokumentów w formie papierowej jest nieskuteczne.
Po wydaniu nakazu zapłaty e-sąd doręcza go pozwanemu w sposób tradycyjny, za pośrednictwem operatora pocztowego. Dalszy bieg sprawy zależy od zachowania pozwanego:
Umorzenie elektronicznego postępowania upominawczego nie zamyka drogi do dalszego dochodzenia roszczenia. Aby kontynuować sprawę, konieczne jest wniesienie odrębnego pozwu w innym trybie, np. w postępowaniu zwykłym, upominawczym albo nakazowym.
Dodatkowo, jeżeli przedsiębiorca wniesie nowy pozew w terminie trzech miesięcy od dnia wydania postanowienia o umorzeniu:
• skutki prawne związane z wytoczeniem powództwa liczą się od dnia wniesienia pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Oznacza to m.in., że dla oceny przedawnienia przyjmuje się datę wniesienia pozwu w EPU, a czas oczekiwania na rozstrzygnięcie w e-sądzie nie działa na niekorzyść przedsiębiorcy,
• sąd, na żądanie przedsiębiorcy, może przy rozpoznawaniu sprawy uwzględnić koszty poniesione w elektronicznym postępowaniu upominawczym, w tym zasądzić ich zwrot.
Elektroniczne postępowanie upominawcze jest praktycznym narzędziem dochodzenia należności w sprawach o zapłatę, szczególnie tam, gdzie roszczenia mają powtarzalny i niesporny charakter. Pozwala przedsiębiorcom szybciej uzyskać nakaz zapłaty, ograniczyć koszty postępowania oraz prowadzić sprawę w całości zdalnie. W praktyce stanowi efektywny sposób zarządzania należnościami, zwłaszcza przy większej liczbie spraw i w sytuacjach, w których kluczowe znaczenie mają czas i płynność finansowa firmy.
